Moving services

Alliance Nationale des Mutualités Chrétiennes

Peter Habils de l'Alliance Nationale des Mutualités Chrétiennes témoigne


Peter Habils, responsable du service Logistique: “L'objectif était de réorganiser toute la direction Informatique (DI), qui compte environ 250-300 collaborateurs. Avant, ils étaient regroupés par compétence, aujourd'hui, on aimerait qu'ils le soient par domaine. Le projet concernait environ 200 postes de travail. Nous avons intitulé ce projet de transformation “DI-Move”.

L'idée était de profiter d'un long week-end. En effet, déménager en dehors des heures d'ouverture présente de gros avantages, notamment une perte minimale en temps de travail et l'utilisation exclusive des ascenseurs. A l'origine, ce bâtiment (chaussée de Haecht 579 à Schaerbeek, à côté de l'hôpital Brugman) avait été construit pour servir d'hôpital, comme en témoigne la taille des ascenseurs, ce qui est évidemment très pratique dans le cadre d'un déménagement. Mais d'autre part, la capacité de charge des planchers n'était pas prévue pour les exigences du travail de bureau. Un exemple: il est hors de question de placer deux meubles classeurs dos à dos car la capacité de charge est limitée à 300 kg par mètre carré, ce qui est insuffisant.”

Print screen de l intranet traitant le déménagement

Dans un cas de figure aussi complexe, il est essentiel de prévoir un planning à court terme qui prévoit une répartition efficace du travail entre les hommes. C'est ce que Didier Pierre a fait, en étroite concertation avec Jean-Marc Vanorlé (Coordination interne Logistique). Nous avons évidemment profité aussi de l'application internet de Your Mover, qui permet de consulter le planning pour savoir à tout moment qui fait quoi, le nombre d'heures prestées, etc. Tout ne devait pas être déménagé en 4 jours. Nous avions programmé de déplacer les archives et les documents moins opérationnels en dehors du déménagement proprement dit. Tout ce qui n'est pas prioritaire peut sans problème être fait avant ou après le déménagement. Nous avons donc attendu la fin des opérations pour déménager les salles de réunion, l'économat interne, etc. Cela nous a permis de réaliser des économies sur les heures de travail du week-end (plus chères) et d'alléger la charge de travail, de sorte que tout s'est passé comme sur des roulettes.

Greet Deckers, responsable de la communication interne DI, explique que les instruments de communication ont été largement développés pour l'occasion. “Nous avons créé un site web sur lequel les employés pouvaient trouver toutes les informations relatives à “DI-Move”. Le site proposait aussi une liste des questions les plus fréquemment posées, du genre ‘Où puis-je trouver des caisses de déménagement?’, ‘Où dois-je évacuer mes vieux papiers?’, ‘Que dois-je faire quand je suis en vacances?’, etc. Par ailleurs, les plans de la nouvelle implantation ont été affichés sur toutes les portes intérieures et ad valvas. Car après le déménagement, la communication reste essentielle. Les collaborateurs doivent savoir où ils doivent restituer les cartons vides, qu'ils doivent retirer les étiquettes, où ils peuvent s'adresser en cas de problème avec leur ordinateur ou leur imprimante, etc. Et enfin, nous avons profité du déménagement pour faire le grand nettoyage. Comme ça, on faisait d'une pierre deux coups. Malin, non? Vous auriez dû voir les photos avant-après. C'était parfois hilarant!”



 

 

 

Home - Sitemap - Privacy instructions
Copyright © 2007 Your Mover Vandergoten